5 motivos para elegir Sharepoint como gestor documental en Chile
Sharepoint es en Chile el Gestor Documental Standard para quienes buscan eficiencia y seguridad en sus procesos al mismo tiempo que despreocuparse del soporte operativo de este, pues la red de partners de Microsoft son expertas empresas de Consultoría Sharepoint y Consultoría Microsoft 365 capaces de guiar cualquier organización en el entorno M365.
Si buscas un gestor documental para empresas que permita clasificar información con seguridad y accesibilidad en cualquier plataforma, seguramente ya conocías Sharepoint, pero por si necesitas algunos argumentos antes de decidirte y no te basta que Microsoft Office 365 sea el standard en la industria global, a continuación te dejamos 5 motivos para elegir Sharepoint como gestor documental en Chile.
1. Control de versiones
El control de versiones es, sin duda, una de las herramientas más útiles en SharePoint: cuando el control de versiones está habilitado en su lista o biblioteca de SharePoint, puede realizar un seguimiento, almacenar y restaurar los elementos de una lista y los archivos de una biblioteca cada vez que se produzcan cambios. El control de versiones, combinado con otras opciones de configuración, como la desprotección, ofrece una gran cantidad de control del contenido publicado en el sitio y puede proporcionar un verdadero valor si alguna vez necesita mirar o restaurar una versión anterior de un elemento o archivo.
2. Protección, desprotección
Si desea realizar cambios en un archivo de un sitio y desea asegurarse de que nadie más pueda editarlo, Desproteja el archivo. Cuando el archivo está desprotegido, puede editarlo en línea o sin conexión, y guardarlo (varias veces si es necesario).
Cuando termine de modificar y volver a proteger el archivo en la biblioteca, otras personas podrán ver sus cambios y editar el archivo, si tienen permiso. Y, si decide no realizar ni conservar ningún cambio en el archivo, puede descartar la desprotección para que no afecte al historial de versiones.
Es necesario e importante analizar cuándo una biblioteca debe configurase para utilizar esta funcionalidad porque contradice los principios básicos de colaboración, aunque puede ser útil en algunos escenarios.
3. Búsquedas
SharePoint Online tiene una experiencia de búsqueda clásica y moderna, donde Microsoft Search en SharePoint es la experiencia de búsqueda moderna. La diferencia más visible es que el cuadro de Búsqueda de Microsoft se encuentra en la parte superior de SharePoint, en la barra de encabezado. Otra diferencia es que la Búsqueda de Microsoft es personal. Los resultados que un usuario ve son distintos a lo que ven otros usuarios, incluso cuando buscan las mismas palabras. Los usuarios ven los resultados antes de empezar a escribir en el cuadro de búsqueda, en función de su actividad anterior y el contenido de tendencias en Office 365, y la actualización de los resultados a medida que escriben. Los resultados de la búsqueda son fáciles de explorar sin ningún esfuerzo como administrador.
4. Vistas
Puede crear vistas personalizadas de listas y bibliotecas para organizar y mostrar los elementos más importantes para usted (como determinadas columnas), para agregar filtrado u ordenación, o para tener un estilo más atractivo. Puede crear una vista personal (que solo usted puede ver) o, si tiene permisos para hacerlo, puede crear una vista pública para todos los usuarios que usen la lista para ver.
SharePoint permite guardar esa configuración en lo que, en SharePoint, se denominan “vistas” públicas o personales (solo disponibles para el usuario que la crea).
5. Alertas
Las alertas son notificaciones sobre cambios en el contenido de un sitio que recibe como mensajes de correo electrónico o mensajes de texto a su teléfono móvil, dependiendo de la configuración del sitio. Puede usar la página información de usuario o administrar alertas en esta página de sitio para ver y cancelar las alertas y cambiar la configuración para las alertas. Si tiene permiso para administrar un sitio, también puede ver y cancelar alertas para otras personas mediante la página de alertas de usuario.
Como buena práctica, especial atención a cuántas alertas nos suscribimos: se trata de recibir notificaciones útiles y no de terminar configurando reglas para mover esos avisos a una carpeta y no prestarles atención.
Soporta es una empresa chilena con conocimiento certificado por Esri y Microsoft. Somos consultores GIS y SharePoint Seniors y formamos parte de la red de Partners de Esri y Microsoft en Chile.
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