Automatiza la aprobación de usuarios en Sharepoint con Power Automate
En el tutorial de hoy continuaremos entregándote conocimiento para que exprimas al máximo el potencial de Sharepoint y Power Automate. Continúa leyendo en nuestro Blog Sharepoint Chile si lo que buscas es conocimiento y apoyo de un Partner de Microsoft en Chile en tus iniciativas.
Sharepoint
Sharepoint es un producto de Microsoft que engloba una serie de herramientas basadas en la web y destinadas a construir soluciones empresariales que tengan que ver con la comunicación, colaboración y gestión de una empresa. Sharepoint puede utilizarse en la nube con Sharepoint online o implementarse de forma local en la red de una empresa con Sharepoint Server.
Sharepoint se caracteriza por ser altamente configurable y estar integrado con las múltiples herramientas que incluye Microsoft Office 365. Se trata de una auténtica “navaja suiza” a la hora de implementar soluciones que necesiten de colaboración y productividad.
Ventajas de Sharepoint
Las distintas herramientas que incluye Sharepoint permite crear distintas soluciones en un entorno empresarial, entre las que podemos destacar:
Aplicaciones de colaboración.
Motor de workflow (flujo de trabajo).
Almacenamiento de datos.
Aplicación de business intelligence.
Soluciones de intranet y extranet.
Plataformas de desarrollo.
Gestor de contenido empresarial ECM y contenido web CSM.
Administrador de portales (por ejemplo, portal de empleado).
Sharepoint ofrece una variedad de aplicaciones según la necesidad de cada proyecto, como listas y tareas. Es interactivo, fácil de usar y es ideal para múltiples usuarios, siendo capaz de manejar una enorme cantidad de información almacenada.
Power Automate
Power Automate es una herramienta transversal y de uso comprensible tanto para usuarios básicos de la Suite Microsoft 365, como usuarios avanzados y empresas de Soporte Microsoft 365 y Consultoría Microsoft 365.
Power Automate es capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Microsoft 365 como de terceros) y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. Esta aplicación puede enviar recordatorios sobre tareas vencidas, puede mover datos de negocios entre sistemas en una programación, puede hablar con más de 275 orígenes de datos o cualquier API disponible de acceso público, e incluso puede automatizar tareas en su ordenador local como el cálculo de datos en Excel. Todo esto lo pueden hacer todo tipo de usuarios, gracias a su plataforma sin código/de poco código.
Publicaciones relacionadas: 1) 👉🏻Cómo resolver el error 80080300 Sharepoint, Teams y Outlook. 2) 👉🏻5 funciones de Power Automate de Microsoft 365 que debes conocer.
Automatiza la aprobación de usuarios en Sharepoint con Power Automate
Power Automate respalda los flujos de aprobación para un sitio de intranet de SharePoint en la biblioteca de páginas del sitio, sin embargo sería ideal optimizar los flujos sobre aprobaciones de usuarios en nuestros sitios, y que a su vez se omitan para ciertos usuarios. Sobre esto último trata el tutorial de hoy.
Manos a la obra
El flujo de aprobación de la página terminado y listo para usar debe tener el siguiente aspecto:
Usuarios con auto aprobado
Este es un tema que podría debatirse en términos de la mejor manera de administrar la lista o las personas que obtienen la aprobación automática. ¿Se debería usar una lista, un grupo de Azure, un grupo de SharePoint o algo más? Por simplicidad ejemplificaremos con una lista. Es más fácil mantener la visibilidad y el control sin necesidad de trabajar con el equipo o encargado de seguridad cada vez que necesitamos cambiar de grupo. Por otra parte Power Automate puede obtener los datos que necesita desde una lista.
Creamos entonces una nueva lista y la llamamos "AutoApproveNews". El título lo dejamos sin modificación alguna. Ahora agregamos la columna como un campo de Persona o Grupo que muestre el Nombre AutoApproved.
Sigue las siguientes reglas básicas en éste proceso:
Asegúrate de que cualquier conexión que esté usando a SharePoint desde Power Automate tenga acceso a la lista.
Bloquea la lista para las personas que administran el contenido, para que los usuarios aleatorios no puedan simplemente agregarse a sí mismos.
Eliminar la lista de la navegación.
Variables
El enfoque usaremos es el que busca “obtener el nombre de la persona que envía el artículo de noticias”, para esto iteraremos a través de nuestra lista de personas que obtienen la aprobación automática y activaremos una bandera que indica que se ha encontrado una coincidencia.
Entonces, con eso claro, creamos AutoApproveFlag y se establece en falso.
NewsSubmitter se establece en el nombre de la persona que agregó el nuevo artículo o página de noticias.
Las otras variables se utilizan en el texto del correo electrónico, por lo acá que puedes completar con lo que más te convenga.
Nuevos pasos
Después de "Establecer estado de aprobación de contenido - Pendiente", agrega un paso para "obtener elementos de" una lista de SharePoint y apúntalo a la lista AutoApprovedNews que acabamos de crear.
Agrega un paso "Aplicar a cada" para recorrer en iteración los datos de la lista de SharePoint.
Agregue una condición en la que si se encuentra una coincidencia (comparando el campo AutoApproved con la variable NewsSubmitter), establezca la variable AutoApproveFlag en verdadero.
Agrega un paso de condición. Prueba el valor de la variable AutoApproveFlag; si no es verdadero (no se encontraron coincidencias), inicia la aprobación del flujo.
El flujo predeterminado tiene un paso de Condición que espera la respuesta de aprobación.
Reemplazo
Mueve o copia los pasos en las condiciones sí y no al paso de la nueva condición.
Ahora puedes eliminar la condición original de la que acaba de copiar los pasos.
El flujo se ve así:
Finalmente, necesitamos actualizar el contenido del correo electrónico para reemplazar las propiedades de Aprobación con variables. Solo los pasos "Enviar notificación por correo electrónico" (resultados "Sí" y "No") en la condición de programación ("Verifica si el contenido se programó o no") deben actualizarse. Estos son los que está cambiando:
Publicación original de José María Carvajal, Director de Tecnología en Soporta Ltda.
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