Sharepoint, colaboración, gestión documental y equipos
Demos un repaso a las principales cualidades de Sharepoint; que es actualmente una de las herramientas más usadas en Chile para crear redes de intranet colaborativas, realizar gestión documental y potenciar el trabajo en equipo de la mano de toda la suite Microsoft 365.
SharePoint es una herramienta que te ayudará de forma sencilla y flexible a centralizar la información de tu organización. Actualmente Sharepoint es en Chile el standard en gestión documental y creación de sistemas colaborativos de intranet, permitiéndole a la industria nacional enfrentar la nueva realidad sin traumas y en total armonía con los nuevos desafíos de pandemia,
Con SharePoint es posible tener control de las versiones de los documentos con los que trabajamos en equipo, compartir información con otros miembros es una de las principales cualidades de la herramienta y tener bajo total control de las versiones de nuestros documentos un gran diferencial.
Principales Funciones de Sharepoint
Captura de pantalla de Sharepoint, una de las herramientas más usadas en Chile para crear redes de intranet colaborativas, realizar gestión documental y potenciar el trabajo en equipo de la mano de toda la suite Microsoft 365.
Administración de Archivos en OneDrive. Es posible disponer de los archivos en OneDrive en cualquier dispositivo y lugar. No te preocupes si cargaste un PDF en tus oficinas en Chile y debes acceder a el en tu reunión en Colombia o Argentina, el documento estará allí, listo para ser usado.
Ver tus documentos en línea. No importa en que navegador estés, siempre podrás abrir ese Excel o ese Word que tiene la información que necesitas. Además si lo necesitas editar, podrás hacerlo y no perder la versión anterior del documento.
Es posible trabajar en línea sobre el mismo documento que otra persona e incluso realizar feedback colaborativo a través de un chat.
Compartir documentos en línea con otras personas. Es posible darle acceso de un documento una persona de la misma empresa.
Crear un sitio de grupo.
Agregar listas y bibliotecas en grupos.
Realizar búsquedas.
Compartir información con toda la empresa.
Sitios de Sharepoint
Sharepoint permite crear dos tipos de sitios para grupos. El tipo de sitio que crees dependerá de la necesidad de tu organización, así entonces puede que requieras un sitio de comunicación o un sitio de grupo, los que te explicamos a continuación.
Sitio de comunicación. En este sitio es posible difundir información, compartir noticias, estados, entre otros. Es posible enviar esto a una gran cantidad de personas en un formato muy llamativo. Podrás solo generar contenido en un selecto grupo de personas, y tendrán acceso un público mayor.
Sitio de grupo. Este otorga una ubicación concreta en donde un grupo de personas pueden trabajar en un proyecto común. Además que es posible compartir información desde cualquier sitio a través de un dispositivo. Normalmente estos grupos suelen ser cerrados, la información solo puede ser vista por miembros internos del grupo.
La Nube en Sharepoint
Microsoft ha hecho de la nube su principal aliado desde el lanzamiento de Microsoft 365 que remplazó al antiguo Office 365. Puntualmente para SharePoint los beneficios y las características continúan mejorando progresivamente, entregando cada vez más y mejores respuestas a los pedidos de los usuarios que demandan una nube con las mismas funcionalidades que el trabajo en escritorio pero con la seguridad y tranquilidad de no tener que cargar nada de datos en la mochila.
En la nube de Microsoft podrás modificar los documentos en línea gracias a las aplicaciones que ofrece Office así como nutrir tu trabajo del contenido y documentación almacenada en One Drive.
Movilidad y Sharepoint
Si buscamos respuestas y un ecosistema móvil, SharePoint se encuentra totalmente optimizado desde su usabilidad. En la actualidad es normal trabajar desde cualquier dispositivo, pudiendo ser un computador, teléfono móvil o Tablet los que a su vez pueden ser IOS o Android y precisamente estos argumentos son los que hacen vital que una solución de productividad colaborativa y de gestión documental sea multipantalla.
Trabajo en equipo y relación social dentro de Sharepoint
Relacionarse en un equipo de trabajo es clave, sin embargo las relaciones cara a cara debido a la pandemia que afecta al mundo se han debilitado hasta casi extinguirse, es precisamente aquí donde entran en escena las capacidades colaborarativas de la plataforma de intranet de Microsoft.
Sitios de comunidad específicos. Es posible contar con moderadores y una gestión personalizada, que ayudan con el manejo de proyectos, funcionamiento de departamentos.
Nuevos tablones de discusión. Estos son muy útiles para fomentar la participación de los miembros.
Nuevos perfiles personales para los usuarios. Es posible crear un mejor perfil optimizado, donde es posible colocar información, además que también es posible compartir contenidos propios.
Integración con Yammer o Teams. Gracias a estas herramientas es posible sustituir al Skype Empresarial.
Control T.I.
Sharepoint está desarrollado y pensado para adaptarse a cualquier empresa, no importa si es una organización 0 a 11, 11 a 50 o 1001 a 2000; este software está diseñado para la colaboración, lo que se traduce en constantes mejoras que buscan no solo aportar a la facilitación técnica del día a día, sino a que los actores clave del equipo puedan realizar sus tareas con agilidad, entre ellas el control T.I.
Sharepoint incluye políticas de acceso y permisos que le interesarán al equipo de administración T.I de tu organización.
Es posible manejar y controlar las políticas establecidas en el software y sus usuarios.
Administrar el gobierno corporativo del sitio. Esto con la razón de que el funcionamiento de los sitios esté acorde al mismo.
Manejar el sistema de seguridad. De esta forma se garantiza que toda la información que se comparte, se está manejando de forma segura.
Ampliar y desarrollar nuevas soluciones. Esto con la finalidad que la plataforma permite resolver cualquier necesidad.
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