Cómo ocultar documentos privados en SharePoint Online
Hoy vamos a conversar sobre algunos problemas de privacidad que ha tenido SharePoint Online y te brindaremos algunas soluciones muy prácticas y simples desde nuestra perspectiva de empresa de Soporte Sharepoint, Consultoría Sharepoint, Soporte Microsoft 365 y Consultoría Microsoft 365.
Antes de iniciar la lectura del día de hoy hemos preparado una lista con publicaciones anteriores de nuestro blog y que podrían ser de tu interés.
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Delve en Microsoft 365
Delve es una nueva opción introducida en Microsoft 365 que puede ser habilitada para los usuarios y es una nueva manera de buscar y descubrir contenido en Office 365. Es una especie de notas que ayudarán a los usuarios finales a dar un vistazo a su ocupado día y priorizar su trabajo.
Basándose en el trabajo de cada individuo, Delve analizará y ofrecerá la información a cada usuario en Delve Views. Así que, de manera básica, la información que ven en su Delve será diferente por completo de la que se muestra a otra persona.
¿Qué tipo de archivos muestra Delve a los usuarios?
Delve muestra videos, PDF, PowerPoint, Excel o documentos de Word de los usuarios y da prioridad al contenido que ha sido modificado o visto en los últimos tres meses y lo muestra de acuerdo a esto en Delve Views para cada usuario en particular.
Delve y sus problemas de privacidad
Desde su introducción en 2015, las personas se han quejado de que Delve expone sus documentos privados a otros usuarios con quienes no se debiesen compartir. Sin embargo, el problema radica en la configuración de permisos deficientes de la organización y no en las funcionalidades de Delve. Estos errores de visualización y permisos es posible atribuirlos a una administración interna mal documentada o a una empresa de Consultoría y Soporte Sharepoint o Consultoría y Soporte Microsoft 365 que está haciendo mal su trabajo.
En otros casos, surgieron problemas cuando las organizaciones migraron apresuradamente el contenido de los servidores de archivos a SharePoint Online sin prestar mucha atención a los permisos asignados a los sitios.
La búsqueda de Delve solo mostrará los archivos almacenados en SharePoint Online y OneDrive for Business. La regla de oro es que previo a su implementación, los permisos en el sitio de SharePoint o en la cuenta ONEDRIVE estén bien configurados.
Ocultando archivos privados en SharePoint Online
Utilizando Hidefromdelve
Para ocultar archivos privados en SharePoint Online de la función Delve, es posible utilizar una propiedad administrada llamada Hidefromdelve, “esconder archivos” de la función Delve. Microsoft Documentation tiene acabada información al respecto.
Permitir que los usuarios oculten documentos individuales es mejor que esconder los sitios completos de los resultados de búsqueda (otro enfoque que trataremos en futuras publicaciones). Ocultar un sitio significa que su contenido no se mostrará en búsquedas de contenido, lo que puede convertirse en un gran problema a la hora de ejecutar tareas productivas, de migraciones de datos y en muchos otros casos.
Si deseas habilitar HidefromDelve. Establece el valor predeterminado en NO.
Después de agregar la columna, los usuarios pueden configurar la edición de propiedades del documento con plena libertad.
Cuidado con los documentos que ocultes
Ocultar algunos documentos de Delve puede no ser una buena práctica. Una mejor solución es educar a los usuarios sobre cómo establecer los permisos correctamente para que solo las personas adecuadas puedan acceder al contenido sensible. Cuando todos dentro de un grupo o equipo tienen acceso por igual a un documento, es fácil olvidar quién forma parte del equipo y tiene acceso a la información, lo que puede llevar a una divulgación involuntaria de información confidencial, incluidos los miembros invitados.
Recuerda siempre; un invitado tiene los mismos derechos sobre los documentos almacenados en el sitio.
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